1. Lieu, dates et heures d’ouverture
   
2. Conditions de participation et contrôle des admissions
3. Plan de la manifestation
4. Prestations
5. Communication visuelle
6. Installation et démontage des stands
7. Interdictions
8. Gardiennage
9. Parking
10. Sécurité
11. Les repas
12. Auteurs
13. Assurances
14. Obligations des exposants

 

1 – Lieu, dates et heures d’ouverture

L’organisation du Salon du Livre de Bondues-Lille Métropole est assurée par la Ville de Bondues.

Lieu : Espace Poher, 6 chemin Saint-Georges à BONDUES (59910).

Dates et heures d’ouverture
Le salon est ouvert gratuitement au public :
Samedi 24 mars 2018 de 9h à 19h30
Dimanche 25 mars 2018 de 9h30 à 18h30

L’inauguration officielle aura lieu à 11h30 le samedi.
Une visite de groupes scolaires est organisée et prévue le samedi matin dès 9 h.

 

2 – Conditions de participation et contrôle des admissions

Le but de ce salon est la promotion de la littérature et la vente de livres neufs ; les exposants doivent avoir un rapport direct avec la littérature, l’écriture et/ou les métiers du livre.

Tous les produits et matériels présentés ou utilisés devront être conformes à la réglementation européenne et française notamment en ce qui concerne la sécurité des personnes et des biens.
La vente d’ouvrages d’occasion et les soldes sont prohibés.

Le Commissariat Général détient seul le pouvoir de solliciter et de choisir les firmes autorisées à exposer au Salon du Livre.

Pour participer à la manifestation, les exposants doivent se procurer un dossier de pré-inscription auprès du Commissariat Général du Salon (Mairie de Bondues, 16 place de l’Abbé Bonpain, 59910 BONDUES) ou sur le site internet et ce, à compter du 15 septembre 2017. Il doit être retourné, complété et signé, par l’exposant ou son représentant dûment accrédité.
L’inscription n’est définitive qu’après validation du Commissariat Général du Salon et la réception du règlement soit par chèque à l’ordre du Trésor Public, soit par virement. L’exposant aura confirmation de son inscription et recevra une facture justificative électronique à sa demande. Aucun remboursement ne pourra s’opérer quel que soit le motif de l’annulation de la réservation, sauf si cette dernière est le fait du Commissariat Général pour raison impérative ou de force majeure. Dans cette dernière hypothèse aucune indemnité ou dommages et intérêts ne pourra être exigés par l’Exposant.

Le Comité de Pilotage a pour mission de veiller à l’éthique de la manifestation dans le respect des principes démocratiques, des lois et de la Constitution refusant ainsi toute publication à caractère raciste ou révisionniste.
Le Commissariat Général, pas plus que le Comité de Pilotage, n’est tenu de motiver les décisions qu’il prend quant aux demandes de participation.

 

3 – Plan de la manifestation

L’attribution de l’emplacement dédié est communiquée par l’envoi du programme et du plan définitif.

Le Commissariat Général détermine le mode d’attribution des emplacements. Il établit librement le plan du Salon du Livre et la répartition des emplacements, en tenant compte dans toute la mesure du possible des souhaits exprimés par l’Exposant. En cas de nécessité, une priorité sera accordée en raison de la superficie sollicitée et de la date de réception de l’inscription. Le Commissariat Général peut modifier l’implantation et les superficies réservées si cela s’avère nécessaire notamment pour des raisons de sécurité.

Le Commissariat Général ne peut être tenu responsable des différences légères qui pourraient être constatées entre les cotes indiquées et les dimensions réelles de l’emplacement. Il ne peut en aucun cas réserver un emplacement, ni garantir celui-ci d’une édition à l’autre.

 

4 – Prestations

Les stands sont fournis équipés. Ils ne peuvent faire l’objet d’aucune modification, tant du matériel le composant que de l’emplacement sauf accord préalable du Commissariat Général. L’ensemble du salon est éclairé et les stands qui en feront la demande disposeront d’une prise électrique. Les tables seront nappées (le nappage fait partie de l’ensemble décoratif et ne peut être modifié). La surface concédée est délimitée par la moquette, les exposants ne doivent pas empiéter sur les allées de circulation.

La décoration particulière de chacun des stands devra rester en harmonie avec la décoration générale. Les matériaux inflammables seront soigneusement ignifugés (normes M1).

Les auteurs qui bénéficient d’un poste indépendant ne peuvent ajouter de nappe ou de décoration sur le poste lui-même.

 

5 – Communication visuelle

Il est interdit de placer des enseignes ou panneaux, supports de publicité ou de communication générale ou spécifique, à l’extérieur des stands en d’autres points que ceux réservés à cet usage.

Les affiches ou tous autres documents visuels de communication, spécifiques ou généraux, présentés à l’intérieur du stand devront faire l’objet d’un accord préalable du Commissariat Général qui peut les refuser s’il les considère comme inappropriés.

L’Exposant ne peut mener d’actions de promotion (distribution de réclames, etc…) en dehors du périmètre de son stand.

 

6 – Installation et démontage des stands

Les exposants doivent prendre possession de leur emplacement la veille de la manifestation, soit le vendredi 23 mars 2018 entre 16 h et 19h ou le samedi 24 mars 2018 de 7h à 8h30 (les stands doivent impérativement être installés pour cette dernière heure). Ils apporteront le matériel nécessaire pour l’installation de leur stand : ciseaux, punaises, agrafeuses, scotch…

Les stands devront être libérés complètement pour le lundi 26 mars 2018, avant 10h.

 

7 – Interdictions

Il est interdit de fumer dans l’ensemble des bâtiments. Les animaux sont interdits sur le salon.

 

8 – Gardiennage

Le salon est gardienné du vendredi 23 mars 2018 à 19h au dimanche 25 mars 2018 à 21h. Néanmoins, les exposants doivent prendre toutes dispositions pour surveiller leurs biens pendant les heures d’ouverture du salon et protéger au mieux leurs biens pendant les heures de fermeture notamment en les dissimulant.

 

9 – Parking

Les exposants bénéficieront d’un espace de déchargement de leur matériel qu’ils devront libérer au plus vite et d’une place de parking réservée (un véhicule par stand) à proximité. Un « pass » à apposer sur le véhicule permettra l’accès à ce parking. Celui-ci sera à télécharger et imprimer après réception par courriel.

 

10 – Sécurité

Les exposants s’engagent à respecter strictement les consignes de sécurité et en particulier à ne pas déplacer, ni dissimuler les matériels de première intervention.

 

11 – Les repas

Les repas doivent être pris à tour de rôle afin que les stands ne soient jamais vides pendant les heures du déjeuner. Les exposants bénéficient de deux repas offerts par stand.

Les tickets, qui permettent de déjeuner sur place, vous indiquent la salle et l’horaire des repas. Ils ne peuvent être changés, ni échangés. Pour les repas supplémentaires à la dotation et sous réserve de disponibilité de place au restaurant au moment de la réservation, il est demandé une participation de 20 €. Un avis de la somme à payer vous parviendra par le Trésor Public.  Les repas réservés ne pourront être remboursés.

 

12 – Auteurs

Hormis les auteurs directement invités par le Comité de Pilotage, seuls les auteurs ayant publié un ouvrage entre le 1^er septembre 2017 et la date du salon pourront présenter leur candidature à une participation au salon.

Les auteurs qui souhaitent participer au salon doivent se rapprocher de leur éditeur si celui-ci a réservé un stand sur le salon.
Si l’éditeur n’est pas présent sur le salon, ils doivent faire parvenir au Comité de Pilotage, avec leur biographie et bibliographie complètes, un exemplaire de leur ouvrage qui sera soumis au Comité de lecture et au Comité de Pilotage du salon. Si la candidature est acceptée une fiche d’inscription à compléter leur sera envoyée. Leurs frais de repas pendant le salon seront pris en charge par le Commissariat Général.

Les auteurs sollicités par le Comité de Pilotage sont pris en charge par le Commissariat Général, qui assurera le remboursement de leurs frais de transport, de repas et d’hébergement. Toute réservation (chambre, train, repas,…), qui n’aura pas été annulée auprès du Commissariat Général par courriel (salondulivre@mairie-bondues.fr) ou téléphone (03 20 25 99 31) dans un délai de 48h avant la date prévue fera toutefois l’objet d’une facturation.

Les auteurs invités par les éditeurs présents sur le salon sont pris en charge par ces derniers, toutefois les repas des auteurs invités par les éditeurs seront pris en charge par le Commissariat Général à concurrence de : 1 auteur pour un stand de 6 m², 2 auteurs pour un stand de 9 m², 3 auteurs pour un stand de 12 m², 4 auteurs pour un stand de 15 m².

Pour l’ensemble des auteurs, toute inscription ne sera validée par le Commissariat Général qu’à réception :

• du coupon-réponse complété et signé,
• de la photo de l’auteur (format portrait, bonne définition d’environ 2 mo maxi, libre de droit),
• de la biographie de l’auteur (nombre de mots maximum 150),
• de la première de couverture du livre présenté sur le salon et un descriptif du contenu du livre (150 mots maxi).

Ceux-ci doivent être adressés le plus tôt possible et au plus tard le 31 janvier 2018. Dès validation de l’inscription, la photo et la biographie sont mises en ligne sur le site internet du salon. Elles doivent être envoyées à salondulivre@mairie-bondues.fr comme indiqué sur le coupon-réponse.
Tout auteur présent doit être préalablement inscrit et s’engage impérativement à une présence minimum d’une journée entière. Les éditeurs sont coresponsables de ces engagements dont le non respect implique pour l’auteur la non participation au salon.

 

13 – Assurances

L’exposant et les auteurs devront faire son affaire personnelle de l’assurance de leurs biens et de leur responsabilité civile et professionnelle. En cas d’accident ou de dommage, l’Exposant et les auteurs renoncent à tout recours contre l’Organisateur et ses représentants.

 

14 – Obligations des exposants

Les exposants s’engagent à respecter l’intégralité du règlement général qui est de stricte exécution.

 

 

Téléchargez ici :
LE RÈGLEMENT GÉNÉRAL DU SALON DU LIVRE 2018